Privacy Policy

Associação Fraunhofer Portugal Research (hereinafter referred to as "Fraunhofer Portugal") made the commitment to comply with the obligations imposed by the new General Data Protection Regulation, established by the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (hereinafter referred to as the “GDPR”). This privacy and personal data protection policy (hereinafter referred to as “Policy") is approved with the aim to reinforce the organisation's commitment and respect towards the privacy and personal data protection regulation.

Scope

This Policy applies exclusively to personal data treatment by Fraunhofer Portugal.

This Policy regulates the treatment of personal data of users (hereinafter referred to as "User" or "Users"), collected in the course of the activities, developed by Fraunhofer Portugal, as entity that determines the purposes and means of the processing of personal data (“Controller”).

The providing of personal data involves knowledge and acceptance of the conditions present in this Policy.

Personal Data

For the purposes of this Policy, 'Personal data' means any information relating to an identified or identifiable natural person (‘data subject’). An identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier - or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person.

Responsible for the personal data treatment

The Controller is Fraunhofer Portugal who, in this context, decides what data to be collected, treatment means to be used, data storage period and purposes for collection.

Personal Data collection

Fraunhofer Portugal collects personal data directly, by telephone, in writing or through computer systems. Collected personal data are treated either by non-automatised means (e.g. manual files), or digitally complying with personal data protection law, being stored in specific databases created for that purpose. Under no circumstances shall collected data be used for any other purpose than the one for which consent has been given by the data subject or when required by law.

Lawfulness of processing personal data

The processing of personal data depends on the legitimate and lawful conditions for that processing as well as the compliance with the proportionality principle lato sensu.

Specifically, any treatment of personal data at Fraunhofer Portugal will only take place as long as:

> The data subject has granted the corresponding consent;

> It is necessary for pursuing legitimate interests;

> It is necessary for the performance of a contract or for the compliance of any legal obligation to which the Controller is bound;

> It is necessary for the protection of the data subject’s or any other natural person`s vital interests;

> It is necessary for the pursuit of the legitimate interests of the Controller or third party to whom the data are disclosed, as long as the interests or rights, freedoms and guarantees of the data subject do not prevail.

About the purpose of personal data treatment

Information about personal data treatment is given to the data subject at the time when personal data are collected. If personal data have been obtained from another source, the information will be given within a reasonable time-line, depending on the circumstances.

Personal data treated by Fraunhofer Portugal can be legitimately sent to third parties when the compliance with the purpose of the treatment is verified.

Whenever personal data are likely to be legitimately transferred to another recipient, the data subject shall be previously informed. The data subject can demand that his/her personal data are not transferred as long as it does not harm any legitimate interest of any party involved or the public interest.

Whenever Fraunhofer Portugal has the intention or need to treat personal data for any other purpose than for which the data have been collected, it shall previously provide to the data subject the necessary information about that purpose and any other necessary information. In case it is not possible to inform the data subject of the source of the personal data that Fraunhofer Portugal holds, the data subject shall be given all existing information about that same source.

Personal data storage period

The period during which the data is stored varies according to its treatment purpose. Personal data will be kept for a period of 8 years as from the date of the data collection, unless another storage period derives from the applicable law.

User Rights

In accordance with the applicable law, the User reserves the right to, at any time, access his/her personal data, as well as to change, delete, limit the data treatment, data portability, or object to the data treatment.

Pursuant to the terms set out in the applicable law, the User has the right to withdraw his/her consent for data treatment for the purposes indicated previously, through the means listed above. However, this does not invalidate the data treatment that has already been done until that date, based on the prior consent given.

For the use of any of the above mentioned rights, the User must submit a written request to the following email address: info@fraunhofer.pt.

Why do we collect data

Based on each situation and only when necessary, Fraunhofer Portugal may request some personal data, such as: name, email, address/place, phone number, id / tax number, date of birth, gender, nationality, education, employment status.

Fraunhofer Portugal collects and processes the personal data that are strictly necessary and that are requested for that specific purpose, in accordance with the consent given and for legitimate purposes such as:

> To provide an appropriate and targeted response to the information and proposal requests;

> To better communicate, for relevant issues and only as often as necessary, according to your data characterisation and preferences.

Data sharing

Fraunhofer Portugal may communicate your personal data to third party entities, ensuring that those personal data are only and exclusively used for the compliance of the indicated purpose.

When applicable, your personal data will be shared with:

> Partner entities for purposes of activity execution as included in the collaboration agreements;

> Regulatory Entities for verification of the compliance of activities performed by Fraunhofer Portugal;

> Public Entities.

Data may be managed by a reliable service provider, hired by Fraunhofer Portugal (“Processor”). The Processor will treat the data exclusively for the defined purposes and in compliance with the instructions set by Fraunhofer Portugal, in strict compliance with the applicable laws on personal data protection, data security and other applicable rules.

Security

Fraunhofer Portugal does its best to protect the User`s personal data against unauthorised access. For this purpose, it uses security systems, rules and other procedures in order to ensure the protection of personal data, as well as to prevent unauthorised access to data, data misuse, leak, loss or destruction.

Complaints

Notwithstanding other administrative or judicial appeals, the User has the right to submit a complaint to the competent authority in accordance with the law, in case he/she considers that his/her data treatment by Fraunhofer Portugal goes against the legal regime in force at any time.

Questions and suggestions

The User may contact Fraunhofer Portugal for any question related to his/her personal data treatment and exercise the rights given by the applicable law and, in particular, referred in this Policy, through the following contacts:

Associação Fraunhofer Portugal Research

Rua Alfredo Allen, 455/461, 4200-135 Porto, Portugal

Telefone: + 351 220 430 300

Fax: +351 226 005 029

Email: info@fraunhofer.pt

Last update 14/06/2019

Política de Privacidade

A Associação Fraunhofer Portugal Research (doravante “Fraunhofer Portugal”) assumiu o compromisso com vista ao cumprimento das obrigações impostas pela nova legislação europeia sobre proteção de dados constituída, nomeadamente, pelo Regulamento (EU) 2016/679 do Parlamento e do Conselho (relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados) doravante designado RGPD. Neste sentido, é aprovada a presente Política de Privacidade e de Proteção de Dados Pessoais (doravante a “Política”), com o propósito de reforçar o compromisso e respeito da organização para com as regras de privacidade e de proteção de dados pessoais.

Âmbito

A presente Política aplica-se exclusivamente ao tratamento de dados pessoais pela Fraunhofer Portugal.

Esta Política regula o tratamento dos dados pessoais dos utilizadores (doravante “Utilizador” ou “Utilizadores”), recolhidos no âmbito das atividades desenvolvidas pela Fraunhofer Portugal, enquanto entidade responsável pelo tratamento de dados pessoais.

A disponibilização dos seus dados pessoais implica o conhecimento e aceitação das condições constantes desta Política.

Dados Pessoais

Para efeitos da presente Política, entende-se por «Dados pessoais», informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável («titular dos dados»).

Nestes termos, é considerada identificável uma pessoa singular que possa, direta ou indiretamente, ser identificada, em especial por referência a um elemento identificador – como por exemplo um nome, um número de identificação, dados de localização, identificadores por via eletrónica – ou a um ou mais elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular.

O responsável pelo tratamento de dados

A entidade responsável pela recolha e tratamento dos dados pessoais é a Fraunhofer Portugal, que neste contexto, decide quais os dados recolhidos, os meios de tratamento, o período de conservação e as finalidades para que são utilizados.

Recolha dos dados pessoais

A Fraunhofer Portugal recolhe dados pessoais presencialmente, por telefone, por escrito ou através de sistemas informáticos. Os dados pessoais recolhidos são tratados quer por meios não automatizados (por exemplo, ficheiros manuais), quer informaticamente e no estrito cumprimento da legislação de proteção de dados pessoais, sendo armazenados em bases de dados específicas, criadas para o efeito. Em situação alguma os dados recolhidos serão utilizados para outra finalidade que não seja aquela para a qual foi dado o consentimento por parte do titular dos dados ou a condição de legitimidade do tratamento.

Sobre a licitude do tratamento dos dados pessoais

O tratamento dos dados pessoais depende da verificação de condições de legitimidade e de verificação de licitude da finalidade desse mesmo tratamento, bem como da observância do princípio da proporcionalidade lato sensu.

Em concreto, todo o tratamento de dados pessoais na Fraunhofer Portugal só ocorrerá desde que:

> Seja necessário para a prossecução de interesses legítimos;

> Seja necessário para a execução de um contrato ou para o cumprimento de alguma obrigação legal a que o responsável pelo tratamento esteja adstrito;

> Seja necessário para a proteção de interesses vitais do titular dos dados ou de outra pessoa singular;

> Seja necessário para a prossecução de interesses legítimos do responsável pelo tratamento ou de terceiro a quem os dados sejam comunicados, desde que não devam prevalecer os interesses ou os direitos, liberdades e garantias do titular dos dados.

Sobre as finalidades do tratamento dos dados pessoais

As informações sobre o tratamento de dados pessoais são prestadas ao titular dos dados no momento da sua recolha ou, se os dados pessoais tiverem sido obtidos a partir de outra fonte, dentro de um prazo razoável, consoante as circunstâncias.

Os dados pessoais tratados pela Fraunhofer Portugal, podem ser transmitidos a terceiros legitimamente quando se verificar o cumprimento de fins diretamente relacionados com as funções legítimas do titular ou do responsável pelo tratamento.

Sempre que os dados pessoais forem suscetíveis de ser legitimamente transferidos para outro destinatário, o titular dos dados é informado previamente à comunicação dos dados pessoais a terceiros, sendo que, quando justificado, poderá exigir que os seus dados pessoais não sejam transferidos, desde que tal não prejudique o interesse vital e legítimo de uma das partes ou o interesse público.

Sempre que a Fraunhofer Portugal tiver a intenção ou necessidade de tratar os dados pessoais para outro fim que não aquele para o qual tenham sido recolhidos, fornecerá, previamente, ao titular dos dados, informações sobre esse fim e outras informações necessárias. Quando não for possível informar o titular dos dados da proveniência dos dados pessoais que a Fraunhofer Portugal detém, por se ter recorrido a várias fontes, deverá ser-lhe fornecida toda a informação, que exista sobre essa mesma proveniência.

Prazo de conservação dos dados pessoais

O período durante o qual os dados são armazenados e conservados varia de acordo com a finalidade do respetivo tratamento. Os dados pessoais serão conservados pela Fraunhofer Portugal pelo prazo de 8 anos a contar da data da recolha, exceto se outro prazo de conservação decorrer da lei aplicável.

Direitos do utilizador

Nos termos da legislação aplicável, o Utilizador poderá solicitar, a todo o tempo, o acesso aos dados pessoais que lhe digam respeito, bem como a sua retificação, eliminação, limitação do seu tratamento, a portabilidade dos dados, esquecimento ou opor-se ao seu tratamento.

Nos termos da lei, é ainda garantido ao Utilizador o direito de, através dos referidos meios, retirar o seu consentimento para o tratamento dos dados para as finalidades indicadas, não invalidando, no entanto, o tratamento efetuado até essa data com base no consentimento previamente dado.

Para o exercício de qualquer um dos direitos acima referidos, o Utilizador deverá submeter um pedido escrito para o seguinte endereço de correio eletrónico: info@fraunhofer.pt.

Porque Recolhemos os Dados

Dependendo da natureza da interação e somente quando necessário, a Fraunhofer Portugal pode solicitar alguns dados pessoais, tais como: nome, email morada/localidade, telefone, número de documento de identificação/identificação fiscal, data de nascimento, sexo, nacionalidade, habilitações académicas, situação profissional e/ou dados bancários/pagamento.

A Fraunhofer Portugal recolhe e processa os dados estritamente necessários, que são apenas solicitados quando relacionados com o propósito em causa, de acordo com o seu consentimento e para fins legítimos, tais como:

> Fornecer uma resposta adequada e direcionada aos pedidos de informação/proposta;

> Comunicar melhor consigo, para assuntos relevantes e apenas com a frequência necessária, segundo a caracterização dos seus dados e das suas preferências.

Partilha de Dados

A Fraunhofer Portugal poderá comunicar os seus dados pessoais a entidades terceiras, garantindo que estas tratam os referidos dados pessoais única e exclusivamente para o cumprimento das finalidades indicadas.

Quando aplicável, partilharemos as suas informações com:

> Entidades Parceiras, para fins de execução das atividades incluídas no contrato de parceria;

> Entidades reguladoras, para fins de verificação de conformidade das atividades prestadas pela Fraunhofer Portugal;

> Entidades Públicas.

O tratamento dos dados dos Utilizadores poderá ser realizado por um prestador de serviços idóneo, contratado pela Fraunhofer Portugal. O referido prestador de serviços tratará exclusivamente os dados para as finalidades estabelecidas pela Fraunhofer Portugal e em observância das instruções por esta emitidas, cumprindo rigorosamente as normas legais sobre proteção de dados pessoais, segurança da informação e demais normas aplicáveis.

Segurança

A Fraunhofer Portugal desenvolve os seus melhores esforços para proteger os dados pessoais dos Utilizadores contra acessos não autorizados. Para o efeito utiliza sistemas de segurança, regras e outros procedimentos, de modo a garantir a proteção dos dados pessoais, bem como para prevenir o acesso não autorizado aos dados, o uso impróprio, a sua divulgação, perda ou destruição.

Reclamações

Sem prejuízo de qualquer outra via de recurso administrativo ou judicial, o Utilizador tem direito a apresentar uma reclamação à autoridade de controlo competente nos termos da lei, caso entenda que o tratamento dos seus dados pela Fraunhofer Portugal viola o regime legal em vigor a cada momento.

Questões e sugestões

O Utilizador poderá contactar a Fraunhofer Portugal sobre todas as questões relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais e com o exercício dos direitos que lhe são conferidos pela legislação aplicável e, em especial, referidos na presente Política, através dos seguintes contactos:

Associação Fraunhofer Portugal Research

Rua Alfredo Allen, 455/461, 4200-135 Porto, Portugal

Telefone: + 351 220 430 300

Fax: +351 226 005 029

Email: info@fraunhofer.pt

Última atualização 14/06/2019